みわさんキャンセルポリシーを設定したいけどどう書いていいかわかりません…
オンライン講座やオンラインセッションを設定する際に必要なのが「キャンセルポリシー」です。
参加者のキャンセルは完全には避けられないもの。このご時世、いろんな事情で当日キャンセルされることも多々あります。
キャンセルポリシーを設定しておくことで、参加者との余計なトラブルを防げる大事な項目の1つ。
でも、いざ自分で書くとなるとどんなことを書けば良いのか迷ってしまうのではないでしょうか？
そこで今回、「オンライン講座・オンラインセッション向け」のキャンセルポリシーの書き方を、例文とあわせてお伝えします。
キャンセルポリシーの書き方に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。
ゆずここの記事はこんな人におすすめ！
はじめてキャンセルポリシーを設定する
どんなことを書いたらいいかを知りたい
例文をみてみたい
トラブル回避のために記載が必須
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キャンセルポリシーとは？
「キャンセルポリシー」とはサービス提供者が定めた、予約をキャンセルする場合の注意事項です。
お客様が予約をキャンセルした場合のキャンセル料やキャンセル料が可能な期間、予約上の注意点について記載し、お客様に対して予約の際に同意を求めます。
ゆずこ納得して参加申し込みをしてもらうためにとても大事です！
なぜキャンセルポリシーが必要なの？
キャンセルポリシーには、以下の大きく5つの役割があります。
しっかりと定めておくことで、直前キャンセルや無断キャンセルの発生を減らす効果が期待できます。
①キャンセルによる損害を最小限に抑えられる
キャンセルされると用意や準備した手間と労力が無駄になったり、当日の売り上げが発生しない上に材料が自腹、と泣きをみます。
キャンセルポリシーを設定することで、キャンセルによる売上損失を最小限に抑えることができます。
予約時にキャンセルポリシーを明示しておけば、万が一キャンセルが発生してもサービス費用をいただくことができるようになるので設定が大事です。
②無断キャンセルを事前に防止できる
講師業で心が折れるのが、この「無断キャンセル」。
連絡もないのに返金するの…？とめちゃくちゃモヤモヤします！
キャンセル料が発生することが分かれば、お客様はキャンセル料が発生しない時期にキャンセルをするようになり、直前キャンセルや無断キャンセルの予防につながりますよ。
③キャンセル時のトラブルを防げる
キャンセルポリシーが明示されていないと、
「キャンセル料金が発生するなんて書いてないから返金して」といったようなトラブルが起こり心身ともに大変疲弊します。
キャンセルポリシーを設定すれば、キャンセルポリシーに同意した上で予約してもらうことになるため、キャンセル時のトラブルを防ぐことができます。
④キャンセルするときの方法を伝えられる
参加者さんによっては、体調不良や急遽予定が合わなくなったなど、事情があってキャンセルされる方もいます。
その際、キャンセルポリシーが明示されていなければ、いつまでにどこに連絡すればわからず困ってしまいます。
結果的に無断キャンセルをしてしまうことにつながるので、やむを得ないときの連絡方法としても有効です。
⑤他の参加者を受け入れられる
できるだけ早く予約キャンセルの連絡を受けることで、別の参加者を受け入れることができるようになります。
ドタキャンによって他の参加者を受け入れられないと、売上があげられず機会損失を起こします。
そのため、キャンセルポリシーにキャンセル方法を明記しておくことは重要なのです。
キャンセルポリシーに書く具体的な内容とは？
オンライン講座やオンラインセッションなどの開催する際のキャンセルポリシーの書き方のポイントは以下の5つです。
- キャンセル方法
- キャンセル料・キャンセル期間
- 何度も無断キャンセルを行った場合の規定
- キャンセル料が発生しない場合の免責事項
- 講師側によるキャンセルの場合について
詳しくお伝えしますね。
①キャンセル方法
電話番号やメールアドレスなど、お客様からのお問い合わせに対応しやすいキャンセル方法について記載しておくことで、スムーズにキャンセルの対応ができます。
オンラインイベントの種類によって遅刻の連絡が必要かどうかは異なりますが、もし必要な場合は、メールアドレスよりも担当者の電話番号などの方がすぐに対応できるため適切な場合もあります。
②キャンセル料・キャンセル期間
具体的には下記のように、予約キャンセルのタイミングごとに、キャンセル料と料金が発生する期間を規定しておくのがおすすめです。
キャンセル料金の一例
3日前までのキャンセル：キャンセル無料
前日キャンセル：参加費の50%
当日キャンセル：参加費の80%
無断キャンセル：参加費の100%
事前に振り込みやクレジットカード決済でお客様が利用料金を支払済みの場合は、「キャンセル料金を差し引いた金額を返金します」などと記載しておきます。
③何度もキャンセルを行った場合の規定
何度もキャンセルを行った場合の規定も入れましょう。
キャンセル料で代金は回収できたとしても、無断キャンセルへの対応にも手間がかかります。
なにより何度もキャンセルされるのは、講師側もストレスがかかるもの。
複数回にわたって無断キャンセルをしたお客様に対する参加制限をもうけておくことをおすすめします。
④キャンセル料が発生しない場合の免責事項
災害や感染症など、やむを得ない状況下における遅刻に対する免責事項をキャンセルポリシーに盛り込んでおくことも、参加者さんの信頼にもつながります。
この場合は「次回に無償で振り替え」などがおすすめです。
⑤講師側によるキャンセルの場合について
講師も人間です。
体調を崩したり家族の事情で当日どうしても開催できないことも起こりえます。
講師側で開催できない場合の対応も書いておくと、その状況になったときに双方やり取りがスムーズに進みます。
オンライン講師向けキャンセルポリシーの例文
オンライン講座やオンラインセッションのキャンセルポリシーの例文を紹介します。
必要に応じて内容を追記・変更するなど、参考としてお使いください。
※申し込み後のキャンセルについて記載しています。
【キャンセル料について】
お申し込み後にキャンセルされたい場合は、参加日の前日（〇月〇日）9:00までにご連絡いただけますとキャンセル料は発生いたしません。
それ以降のキャンセル、当日のキャンセルについては、参加費の100%のキャンセル料が発生します。
無断キャンセルにつきましても参加費の100%のキャンセル料が発生します。
【キャンセル料が発生した場合の支払方法】
クレジットカード決済の場合：クレジットカード決済を選択された場合、事前に登録いただいたクレジットカードにキャンセル料が請求されます。
銀行振込の場合：銀行振込を選択された場合、指定の銀行口座位にキャンセル料をお振り込みいただくようお願いいたします。
【無断キャンセルの対応について】
事前に連絡なく参加を取り消された（無断キャンセル）場合は、参加費をそのままキャンセル料として100%いただきます。
無断キャンセルが２回連続で発生した場合やご連絡いただいても複数回のキャンセルが続く際は、今後の参加申し込みを拒否させていただくことがございます。
【キャンセル料が発生しない場合の免責事項について】
・講師側場合で開催できない場合、事前にお支払いいただいた参加費は全額返金されます。
参加費の返金方法やスケジュールについては、別途お知らせいたします。
・家族の不幸や天候、災害などの緊急事態により参加が困難になった際には、ご連絡いただければ、当日キャンセルの場合でも事前にお支払いいただいた参加費を全額返金もしくは次回開催の振り替えで対応させていただきます。
みわさん「参加費をクレジットカード決済」はちょっと返金の際にこちら側が操作難しそうな感じがします…
ゆずこ銀行振り込みが返金が一番楽なんですが、参加側からするとわざわざATMに振込行く手間があったりします…。
事業用で設定したペイサービス（ペイペイや楽天ペイなど）やペイパルも検討してみてください。
実録！いままでどんなキャンセルがあった？
講師をしていて、いままでいろんな参加キャンセルに出会ってきました。
キャンセルは起こる前提で設定しておいた方がいいと実感しています。
こちらに良く起こるキャンセル理由を記載しています☟
【大事】ブログやウェブサイトにわかりやすく記載しよう
キャンセルポリシーは参加者の目に付く場所に記載し、それの同意を持って予約してもらう仕組みにすることが重要です。
たとえば、講座の詳細ページには必ず記載したり、ブログトップに「プロフィール」「サービス一覧」などと合わせて「キャンセルポリシー」を表示しておくのもおすすめです。（いわゆるヘッダーやフッターといわれる場所）
申し込みフォームにもキャンセルポリシーに同意するチェックボックスを「必須項目」で設置するのも推奨します。
また、何らかの事情でキャンセルポリシーを変更した場合は、迅速に参加者に連絡することも忘れずに。
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まとめ
講師と参加者の間で信頼関係を築くためには、わかりやすくて具体的な内容のキャンセルポリシーを作成することが重要です。
参加者にしっかりとキャンセルポリシーを確認してもらうことで、「知らなかった」などのトラブルを防ぐことができます。
災害が発生した場合や遅刻を連絡する場合などについてもキャンセルポリシーに記載しておくと、参加者も安心してイベントに申し込みできますよね。
みわさん自分でいざ書くとなったらわからなかったので参考になりました！
ゆずこ私も講師側でキャンセルされて何度も泣きを見たので…心折れないためにもしっかり記載しておきましょう！
キャンセルポリシーは、無断キャンセルを防ぐだけではなく、無断キャンセル発生時のキャンセル料徴収に役立ちますので、必ず設定するようにしましょう。
あなたの講師活動が長く楽しく続けられるきっかけになりましたら幸いです☺
